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Política de protección de datos personales


 

1. OBJETO

Indicar las directrices de tratamiento de los datos personales de personas naturales en GEMS S.A. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y sus decretos reglamentarios.

2. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de GEMS S.A., cada una individualmente considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

GEMS S.A. es responsable del Tratamiento de datos personales no públicos sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

Domicilio: Piedecuesta – Santander.
Dirección: Km 6 Vía Piedecuesta – Floridablanca, Granjas de Manzanares Lote 27.
Correo electrónico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Teléfono PBX: (57) 7-6390080

4. TRATAMIENTO

GEMS S.A., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, organiza, usa, circula, actualiza, rectifica,
suprime, elimina y en general gestiona de acuerdo en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento de datos personales, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores.

5. FINALIDADES

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de GEMS S.A. con las siguientes finalidades:

5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares;

5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de GEMS beneficiarios del servicio de salud;

5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de GEMS S.A.

5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, facturación y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos por parte de servicio al cliente, la evaluación de satisfacción del servicio al cliente y la invitación a
eventos organizados o patrocinados por GEMS S.A., entre otros;

5.5. Para consolidar un suministro de servicios oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados
por GEMS S.A, entre otros;

5.6. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

5.7. Para contactar eventualmente, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares, accionistas, clientes y proveedores, para las finalidades antes mencionadas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de GEMS S.A., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. AUTORIZACIÓN

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitará a más tardar al momento de la captura de la información.

La autorización deberá ser expresa y debe incluir la finalidad específica del tratamiento para el cual se obtiene el consentimiento, y puede ser dada por cualquier medio que sea objeto de posible consulta posterior.

8. ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Gerencia de GEMS S.A. tiene a su cargo la labor de la implementación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de GEMS, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

El Coordinador del proceso de Sistemas de Gestión de GEMS S.A. ha sido designado por GEMS S.A. como Responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

9. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS

9.1. Consultas

GEMS S.A. dispone de mecanismos para que el Titular formule CONSULTAS respecto de las cuales son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de GEMS. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite presencial, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, GEMS deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.

a) Antes de proceder, el Responsable de atender la consulta verificará: i) La identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso. ii) La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento, por parte de GEMS, del Dato Personal del Titular.

b) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el Responsable recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos
de GEMS.

c) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal. Esta respuesta deberá ser enviada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por GEMS.

d) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida en los diez (10) hábiles siguientes a la consulta, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite.

e) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por GEMS S.A.

9.2. Reclamos

GEMS S.A. dispone de mecanismos para que el Titular formule RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por GEMS S.A., que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de GEMS S.A. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite personal, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, GEMS deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.

a) El reclamo deberá ser presentado por el Titular, así: • Deberá dirigirse a la Gerencia de GEMS. • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular. • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes). • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante. • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

b) Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, GEMS requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, GEMS S.A. solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

GEMS S.A. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

a) Que el Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

c) Informar al titular cuales de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

11. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

GEMS S.A., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de GEMS S.A se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La Empresa no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de GEMS S.A. y sus Encargados (cuando aplique). GEMS S.A. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen a partir del 01 de noviembre de 2016.

 
 
 
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